FAQ:
Allgemeine Fragen zu hidden professionals:
Frage: Seit wann gibt es hidden professionals?
Antwort: Das Internetportal www.hidden-professionals.de entstand in Kooperation mit dem Land Hessen, das Ende der 90er Jahre ursprünglich unter diesem Namen eine Online-Jobbörse betrieb. Diese Jobbörse war darauf spezialisiert, talentierte Quereinsteiger („hidden professionals“) für die IT-Branche zu identifizieren. Nach dem vorläufigen Ende des Fachkräftemangels im IT-Bereich wurde für 2003 eine Neugestaltung und Neuausrichtung des Projekts beschlossen. Im Herbst 2003 trat die TechnologieStiftung Hessen an die m-Result GmbH heran, um mit der Planung eines neu orientierten hidden professionals zu beginnen. Die Zielsetzung: mittelständischen Firmen sollte der Zugang zu professionellen Recruiting-Verfahren erleichtert werden.
Frage: Gibt es Anbindungen der Software an die gängigen Stellenbörsen?
Antwort: Eine Anbindung an StepStone sowie Monster und Jobpilot ist bereits implementiert und kann jederzeit kurzfristig in Betrieb genommen werden. Weitere Anbindungen an Spezial Jobbörsen und die Anbindung an die Arbeitsagentur sind in Planung.
Fragen zum Bewerbungsverfahren:
Frage: Wie werden schriftliche Bewerbungen in das System integriert?
Antwort: Unternehmen haben die Möglichkeit E-Mail und schriftliche Bewerbungen über hidden professionals in das System einpflegen zu lassen. Schriftliche Bewerbungen werden dabei eingescannt und die Dokumente zum Download bereitgestellt. Ebenso werden alle Dokumente von E-Mail-Bewerbungen in das System übernommen. Alle ausgehenden und eingehenden E-Mails werden automatisch protokolliert.
Sie können im Rahmen unseres Dienstleistungsangebotes Teilprozesse outsourcen und sich ganz auf die Auswahl eines geeigneten Bewerbers konzentrieren. Wir übernehmen den Posteingang sowohl der schriftlichen als auch der E-Mail Bewerbungen für Sie.
Frage: Kann die Dateneingabe minimiert werden um nur essentielle Informationen aufzunehmen?
Antwort: Dank des modularen Aufbaus bei hidden professionals entscheiden Sie für jede neue Stelle, welche Fragen Sie ihren Bewerbern stellen. Sie können so im Einzelfall flexibel entscheiden, ob der Bewerber den Lebenslauf als einzelne Datei zur Verfügung stellt, oder aber jeden einzelnen Abschnitt manuell erfasst. Letztere Möglichkeit ist für Auswertungszwecke empfehlenswerter, da eine größere Übersichtlichkeit und ein schnelleres Bearbeiten der Bewerbungsmappe gegeben ist und somit einen erheblichen Effizienzgewinn für ihr Unternehmen bedeutet.
Letzen Endes entschieden Sie aber ganz alleine, wie viel Informationen Sie für die Auswahl eines Bewerbers benötigen.
Frage: Gibt es eine „Talent Database“ (Talentdatenbank)?
Antwort: Ja, eine „Talent Database“ steht in hidden professionals zur Verfügung. In diese Talentdatenbank können Sie Profile aus allen aktiven Bewerbungsverfahren kopieren und weiter verarbeiten. Dieser Pool enthält alle Interessenten, die für eine konkrete Stelle nicht in Frage kommen, aber dennoch für das Unternehmen perspektivisch interessant sein könnten. Des Weiteren können Sie alle Bewerbungen untereinander austauschen und beispielsweise auch anderen Fachvorgesetzten zur Verfügung stellen.
Frage: Können verschiedene Templates/Stellenbeschreibungen hinterlegt werden und wenn ja, sind unterschiedliche Stile möglich?
Antwort: Es können beliebig viele Templates hinterlegt werden und an jedes Template können angepasste Online-Fragebogen angehängt werden. Hier liegt die besondere Stärke unserer Software! hidden professionals hinterlegt nicht einen Einheitsbogen der dann jeweils kostenpflichtig angepasst werden muss. Für jede neue Stelle können unterschiedliche spezifische Anforderungen erfasst werden.
Styleguides für die Annoncen und Stellenausschreibungen stehen natürlich ebenfalls zur Verfügung.
Frage: Wie erfolgt die Integration bzw. Darstellung einer Personalbedarfsplanung => Personalanforderung, Genehmigung?
Antwort: Im Outsourcing-Verfahren werden Stellen über einen integrierten Stellenassistenten beauftragt. hidden professionals überprüft und ergänzt die Unterlagen. Das integrierte Job Matching System wird nach Rücksprache mit den Fachvorgesetzten an die jeweiligen Anforderungen angepasst und stellt somit eine ideale Hilfestellung bei der Besetzung der Stelle. Ihre Anforderungen an den Bewerber werden dann mit Bewerbungseingang überprüft und die Passung in prozentualer Darstellung ausgewiesen.
Das Genehmigungsverfahren kann jederzeit verfolgt werden.
Frage: Ist die Einbindung des Betriebsrates möglich?
Antwort: Ja. Stellen können komplett für den Betriebsrat zur Einsicht frei geschaltet werden (mit allen Bewerbungen). Alternativ dazu können auch nur bestimmte Bewerbungen einzeln für den Betriebsrat delegiert werden.
Frage: Welche Möglichkeiten der Kandidatenbeschaffung können integriert werden?
Antwort: Es gibt keine Einschränkungen bei der Auswahl der Medien zur Kandidatenbeschaffung. Sowohl interne Internet Stellenseiten als auch Stellenbörsen können für die Kandidatenbeschaffung genutzt werden.
Frage: Wie erfolgt die Rücklaufverwaltung, Zusendung von Zwischenbescheiden, etc.?
Antwort: Eingehende Bewerbungen werden durch hidden professionals vor der Freischaltung überprüft. Nach dieser Überprüfung wird die digitale Bewerbungsmappe für alle am Bewerbungsverfahren freigeschalteten Personen weitergeleitet. Der Bewerber wird per E-Mail über diesen Vorgang informiert. In der Bewerberverwaltung werden alle Informationen über den Bewerbungsstatus angezeigt. Somit halten Sie jederzeit den Überblick über alle getätigten Aktionen.
Zwischenbescheide können automatisiert nach zuvor festgelegten Zeitabständen oder auch manuell durch das hidden professionals Team versendet werden. Entsprechen Kandidaten dem Anforderungsprofil der ausgeschriebenen Stelle nicht, so können sie entweder in den Talentpool verschoben werden oder Absageschreiben erhalten. Bewerber die sich schriftlich bewerben und keine E-Mail Adresse hinterlegen werden auf dem postalischen Weg betreut.
Frage: Wie erfolgt das Screening der Bewerber, Bewerbervorauswahl/Qualitätsprüfung?
Antwort: Bei jeder Stellenausschreibung können Sie festlegen, welche Kriterien für die Einstellung besonders relevant sind. Nach Rücksprache mit Ihrem hidden professionals Berater entscheiden Sie welche Kriterien in das integrierte „JobMatching“ einfließen sollen.
Bewertung mittels „Job Matching“
Das Job Matching ist eine Gegenüberstellung der Qualifikationen des Bewerbers und den Anforderungen der Stelle. Alle abgefragten Erfahrungen und Kompetenzen können in das Job Matching mit einfließen. Dies ist die ideale Entscheidungsgrundlage für die richtige Personalentscheidung.
Bewertung anhand von Hardfacts
Der Bewerber kann anhand bestimmter „Hard Facts“ sofort bewertet werden. Selbstverständlich können vor jedem Bewerbungsverfahren auch Ausschlusskriterien festgelegt werden. Bei Nichterfüllung dieser Kriterien erhält der Bewerber unmittelbar ein Absageschreiben und wird nicht an die Fachvorgesetzten weiter geleitet. Dadurch können Sie die Daten klassifizieren.
Eigene A,B,C,- Bewertung
Zusätzlich zu dem automatisierten Ranking durch das „JobMatching“ kann jeder am Prozess beteiligte Fachentscheider nach individueller Durchsicht die Bewerber in A,B,C-Kandidaten unterteilen.
Vorab Screening
Als weitere Dienstleistung können Sie zu den zuvor genannten Möglichkeiten das Vorab Screening unserer Personalfachleute in Anspruch nehmen.
Diese persönliche Vorauswahl kann individuell
zusammengestellt werden:
- Analyse des Lebenslaufes (z.B. Lücken oder kritische Zeugnisse)
- Telefoninterview mit Schilderung des persönlichen Eindrucks, des Auftretens und der Sprache des Bewerbers
- Aussagen zur Motivation, Berufswahl, Wechselgründe
- Hinterfragung von Selbstbeurteilung im Onlineverfahren, kritische Zeugnisformulierungen, Gehaltswunsch etc.
- Ggf. Validierung des Persönlichkeitstests
Der Vorteil dieser Vorauswahl besteht darin, dass ein noch plastischeres Bild der individuellen Persönlichkeit durch kurze Schilderung des Gesamteindrucks „in Prosa“ wiedergegeben wird.
Die dadurch resultierende Vorbewertung als A, B, oder C-Kandidat durch hidden professionals kann durch den Fachvorgesetzten dennoch geändert werden.
Frage: Wie kann eine Weiterleitung an Fachabteilung, automatischer Dokumentenversand erfolgen?
Antwort: Die Freischaltung erfolgt per Klick in der Software. Sie kann automatisch beim Eingang der Bewerbung erfolgen oder einzeln. Manuell kann die Weiterleitung nach Vorselektion durch die vorgeschaltete Stelle (Personalabteilung, hidden professionals o.a.) erfolgen.
Frage: Wie kann die Prüfung durch Fachabteilung, ggf. tel. Interview erfolgen und im System dokumentiert werden?
Antwort: Bei strukturierten Interviews kann der Fragebogen (digitale Bewerbungsmappe) in jeder Auswahlphase erweitert und vom Fachentscheider z.B. nach einem Telefoninterview entsprechend ausgefüllt und ergänzt werden. Innerhalb der Kontakthistorie kann jede Vorgabe und jede Freischaltung überprüft werden
Frage: Wie kann die Rückfrage durch Personalabteilung, evtl. Absage, im System dokumentiert werden?
Antwort: Der Fachentscheider „bestellt“ die Absage. Die Zentrale (Personalabteilung oder hidden professionals) führt diese nach abschließender Prüfung aus. Die Absage kann per E-Mail aus dem System erfolgen oder durch „Absage ohne E-Mail“ - Aktion dokumentiert werden.
Frage: Wie werden die einzuladenden Bewerber festgelegt?
Antwort: Unsere Erfahrung zeigt, dass die Fachabteilung bzw. die Kandidaten, die das Bewerbungsgespräch durchführen die Termine der Einladungen festlegen und den E-Mail Versand hierfür übernehmen.
Zusätzlich besteht folgende Möglichkeit analog zur Absage: Die Fachabteilung dokumentiert den Wunsch durch einen Klick in der Software und eine zentrale Stelle (Personalabteilung oder hidden professionals) kontrolliert und kümmert sich um die Ausführung.
Durch das integrierte Job Matching erfolgt eine Hilfestellung bei der Vorauswahl der einzuladenden Bewerber.
Frage: Kann das System Terminvorschläge auf Basis von Lotus Notes Kalendern erstellen?
Antwort: Die Kalender- sowie Erinnerungsfunktionen werden über hidden professionals abgewickelt und im Sinne des AGG’s im Bewerbungsprozess dokumentiert. Eine Anbindung an externe Systeme wie Lotus Notes ist bisher nicht realisiert. Im Falle einer längerfristigen Beauftragung sind wir aber gerne bereit, eine Schnittstelle bereit zu stellen.
Frage: Kann die Zusendung von Vertragsunterlagen (elektronisch/postalisch) verfolgt werden?
Antwort: Bei der elektronischen Versendung der Vertragsunterlagen werden die Unterlagen in der Kontakthistorie gespeichert.
Bei postalischem Versand kann ein Eintrag in der Kontakthistorie manuell erstellt werden.
Frage: Gibt es eine Fristverfolgung/Rücklaufverwaltung?
Antwort: hidden professionals erinnert Fachvorgesetzte automatisch an Termine. Auf der Bewerberübersichtsseite wird jeweils angezeigt, wann Vorstellungsgespräche stattfinden und Zwischenbescheide sowie sonstige E-Mails verschickt wurden.
Jeder Bewerbungseingang wird im Outsourcing Verfahren durch hidden professionals auf Vollständigkeit überprüft. Bei Akzeptanz erhält der Bewerber eine Eingangsbestätigung und der Fachvorgesetzte wird darüber informiert. Fehlende Unterlagen können direkt angefordert werden. Nach zuvor festgelegten Zeitabständen können Zwischenbescheide automatisiert verschickt werden, oder aber nach Rücksprache mit hidden professionals zu bestimmten Zeitpunkten. Das integrierte Job-Matching gibt eine Empfehlung für die Top Kandidaten aufgrund von Hard Facts ab. Bewerber, die nicht in die engere Auswahl kommen, können per Sammelbescheid Absagen erhalten.
Dokumentation und AGG
Frage: Wie werden Stellenbesetzungen dokumentiert?
Antwort: Die Stellenbesetzung wird im Sinne des AGG’s vollständig dokumentiert. Jede Aktion, eingehende und ausgehende E-Mails werden protokolliert. Die Entscheidung bei der Personalauswahl bzw. die Vorauswahl basiert auf einer Überprüfung der Qualifikationen des Bewerbers. Zu jeder Absage wird ein Absagegrund integriert, der zuvor auf AGG Konformität überprüft wird.
Zusätzlich besteht für jede Stellenausschreibung ein Protokoll und Datenblatt in dem die Anzahl an Bewerbungen, Anzahl der Einstellungen, Start und Ende des Prozesses, time-to-hire, Kosten je Bewerbung, Kosten je Einstellung, sowie andere wichtige Informationen enthalten sind.
Frage: Wie werden Absagen, Einladungen gehandhabt? Gibt es eine Dokumentation des Einstellungsprozesses?
Antwort: Jeder Schritt in hidden professionals wird in der Historie dokumentiert. Absagen werden durch die Fachvorgesetzten in Auftrag gegeben und dann nach Prüfung durch hidden professionals versendet. Bei Einladungen zu Vorstellungsgesprächen kann aus verschiedenen, zuvor mit dem Unternehmen abgestimmten E-Mail Vorlagen, ausgewählt werden. Der Fachentscheider muss lediglich das Datum sowie die Uhrzeit des Vorstellungsgespräches auswählen. Alles Weitere erfolgt dann durch hidden professionals.
Technische Vorraussetzungen und Schnittstellen:
Frage: Welche Infrastruktur wird benötigt?
Antwort: hidden professionals arbeitet als reine Internet-Anwendung auf Basis der aktuellen Microsoft Internet-Technologien, d.h. Microsoft Internet Information Server. Beim ASP (Application Service Providing wird lediglich der Internet Explorer als Browser empfohlen.
Frage: Welche zusätzlichen Komponenten werden zum Betrieb benötigt (Appl.- oder Webserver, Datenbanken, Middleware etc.)?
Antwort: Nein, es werden keine zusätzlichen Komponenten benötigt.
Frage: Gibt es eine Schnittstelle zu SAP-HR? Wenn ja: Welche Daten können übertragen werden?
Antwort: Ja, es gibt Schnittstellen zu SAP-HR. Alle Bewerberprofile können in SAP-HR integriert werden
Frage: Ist die Integration weiterer Schnittstellen (Lotus Notes etc.) möglich?
Antwort: Im Wunschfall integrieren wir weitere Schnittstellen kurzfristig.
Frage: Wird ihr Vorschlag auch als ASP-Lösung Angeboten?
Antwort: hidden professionals wird als ASP-Lösung angeboten. Beim ASP wird dem Kunden die Nutzung von hidden professionals ermöglicht, ohne dass die Software auf ihren eigenen Servern installiert werden muss.
Frage: Ist eine Integration in der firmeneigenen Homepage möglich?
Antwort: Ja, es bestehen verschiedene technische Möglichkeiten der Integration in die firmeneigenen Karriereseiten.
Frage: Gibt es eine Möglichkeit der Anbindung an ein Intranet?
Antwort: In der Basisausführung der Software wird der komplette E-Mail Verkehr über hidden professionals abgewickelt und im Sinne des AGG’s dokumentiert. Eine Anbindung an externe Systeme wie Lotus Notes ist bisher nicht gewünscht und daher auch noch nicht realisiert worden. Im Falle einer längerfristigen Beauftragung sind wir gerne bereit eine Schnittstelle bereit zu stellen.
Fragen zu Schulungen & Kosten:
Frage: Werden Schulungen für die Nutzung der Software angeboten?
Antwort: Bei der Bestellung des Outsouring Angebotes werden alle beteiligten Personen beim Beginn eines Bewerbungsprozesses telefonisch in die Funktionalitäten eingewiesen. Dies reduziert die laufenden Kosten. Gerne unterbreiten wir Ihnen im Bedarfsfall ein Angebot für regelmäßige Schulungen.
Bei Individuellen Schulungen, Trainings oder Seminaren beträgt der Tagessatz für Gruppen bis zu 10 Personen 2.500,-€
Frage: Ist Material zum Selbststudium vorhanden?
Antwort: Ja, Trainingsmaterial gibt es in Form von Handbüchern.
Frage: Wie hoch sind die Kosten für mein Unternehmen?
Antwort: Für die Bereitstellung im Rahmen eines Bewerbungsprozesses zahlt der Kunde bei Null bis 100 eingehenden Bewerbungen unabhängig vom Erfolg des Bewerbungsprozesses eine Vergütung in Höhe von € 425,00 zuzüglich geltender Mehrwertsteuer. Bei mehr als 100 Bewerbungen zahlt der Kunde für jede weitere Bewerbung € 4,00 für die technische Bereitstellung im Rahmen dieses Vertrages.
Weitere Dienstleistungen außer der Bereitstellung der Software und des technischen Supports sind darin nicht enthalten. Die Vergütung weiterer Dienstleistungen ergibt sich aus den AGB und der aktuellen Preisliste oder aus dem Outsourcingvertrag, falls ein solcher abgeschlossen wurde.
Für die Durchführung von Bewerbungsprozessen zahlt der Outsourcer bei Null bis 100 eingehenden Bewerbungen unabhängig vom Erfolg des Bewerbungsprozesses eine Vergütung in Höhe von € 565,00 zuzüglich der jeweils geltenden Mehrwertsteuer pro Bewebungsprozess. Bei mehr als 100 Bewerbungen zahlt der Outsourcer für jede weitere Bewerbung € 19,00.
Dies entspricht einer Summe von € 990,00 pro Stelle für bis zu 100 Bewerbungen!
Weitere Kosten, wie beispielsweise Kosten für das Digitalisieren und Erfassen von Bewerbungen werden je nach individuellen Wünschen und Gegebenheiten beim Bewerbungsverfahren in einem persönlichen Gespräch geklärt.